Agenda

Agenda, no menu, mostra as suas tarefas de Pendências sobre os dias, junto com os check-ins das vendas fechadas. Todos os papéis a veem, inclusive quem só faz operações. São as mesmas tarefas: o que você muda em um lugar muda no outro.

Mês e semana

No topo você escolhe Mês ou Semana. Mês mostra cada mês na sua própria grade, um embaixo do outro; Semana mostra as horas do dia, e cada tarefa ocupa o tempo que dura. Hoje leva você ao dia de hoje. No celular, a agenda é uma lista dos dias que têm algo, com o mês no topo.

Toque em um dia vazio (ou em uma hora, em Semana) e Nova tarefa abre naquele momento. Cada cartão mostra o seu status com uma cor:

• Vencida: uma tarefa pendente cujo dia ou hora já passou.
• Feita: você já marcou.
• Sem urgência: fica em cinza e nunca vence. Serve para o que você precisa fazer algum dia daquela semana, sem pressa.

As tarefas vencidas de antes do mês que você está vendo ficam juntas no topo, em Vencidas, com um link para Pendências para ver todas.

Tarefas

Nova tarefa pede um título, o Dia e, se quiser, a hora de início e de fim. Sem hora, a tarefa é do dia todo e lembramos você às 9:00. Você também pode marcá-la como Sem urgência, repeti-la todo dia, semana ou mês, e vinculá-la a uma oportunidade ou a uma venda.

Toque em uma tarefa e o painel dela abre. Ali você a edita, marca como feita, descarta ou adia: para daqui a uma hora, amanhã, segunda-feira ou Mover para outro dia…. As repetições futuras de uma tarefa recorrente aparecem na agenda, mas são alteradas pela série: Abrir a série.

A oportunidade da tarefa vem primeiro no painel: Ver a oportunidade leva você até ela, e ali mesmo você a troca ou remove.

Em uma oportunidade, Agendar cria uma tarefa vinculada a ela, com dia e hora.

Check-in

Cada venda fechada soma dois check-ins sozinha: Check-in ida e Check-in volta. Não é preciso cadastrá-los.

• Se a venda tem o voo cadastrado (número, companhia aérea e saída, no serviço de transporte da ficha), o check-in cai no dia e na hora em que abre: 48 horas antes para LATAM e JetSMART, 24 horas antes para as demais.
• Sem voo, cai no dia antes da saída (ida) e no dia antes da volta, sem hora, com o aviso Sem dados do voo.

Se você muda uma data ou o voo na ficha, o check-in se move junto. Quando a venda passa para Viajou, os check-ins dela somem. Se você sobe o cartão de embarque de um trecho na venda, esse check-in fica feito. Uma venda que é só de assistência de viagem não tem check-in.

O painel do check-in traz o titular, quem viaja, o destino, o voo e O que falta: os documentos dos passageiros, a passagem aérea ou os vouchers que a ficha ainda não tem. Abrir venda leva você à ficha. Donos, administradores e operações marcam como feito, descartam ou movem para outro dia (um vendedor vê os check-ins das suas vendas, sem mexer neles); Voltar ao dia calculado devolve ao lugar dele.

Filtros

• Mostrar: Tudo ou Vendas, que deixa só os check-ins e as tarefas vinculadas a uma venda. Aparece se a sua agência trabalha com vendas fechadas.
• Vendedor: Só o meu (o que vem selecionado), Toda a equipe ou uma pessoa. Com Toda a equipe, donos e administradores veem as tarefas da equipe vinculadas a uma oportunidade, e operações, as vinculadas a uma venda. Os check-ins continuam aparecendo com Só o meu. Os lembretes soltos de cada pessoa são só dela.
• Status: Pendentes, Vencidas, Feitas ou Sem urgência.
• Viajam: mostra o que é das vendas que viajam Esta semana, Este mês, No mês que vem ou nas datas que você escolher. Com esse filtro, as tarefas sem venda não aparecem.

Com Mostrar → Vendas ficam os check-ins e as tarefas de donos, administradores e operações vinculadas a uma venda: é a visão de operações. As tarefas dos vendedores aparecem com o filtro Vendedor.

Vincular uma tarefa a uma venda

Uma tarefa sem venda leva o selo Sem venda. No painel dela, Vincular a uma venda sugere as vendas cujo titular tem o mesmo sobrenome que o título da tarefa, e também deixa você buscar por titular ou número. Desvincular a solta.

Importar outro calendário

Importar agenda, no menu de opções do topo, traz o que você tinha em outro calendário, como o Bitrix ou o Google. Há duas formas:

• Com um arquivo: exporte o calendário como arquivo .ics (até 5 MB) e escolha. É importado uma vez.
• Com um link: cole o link iCal privado do calendário. Lemos a cada hora: o que é novo entra, o que mudou é atualizado e o que você apagou lá é apagado aqui se ainda estava pendente e você não mexeu no Trama. Parar de sincronizar corta.

Cada evento entra como uma tarefa sua no dia dele, com o selo Importado e com o local e a descrição do evento como nota (é ali que costuma estar o código da reserva). Os eventos que se repetem entram como uma tarefa por dia. Se o sobrenome do titular de uma única venda aberta aparece no evento, a tarefa fica vinculada a essa venda; se não, entra Sem venda e você vincula à mão. Eventos de mais de 30 dias atrás não são trazidos, e o mesmo evento nunca entra duas vezes: importar de novo só completa a nota das tarefas que tinham entrado sem nota. Ao terminar mostramos quantas tarefas entraram, quantas ficaram sem venda e quantas há por mês, para você comparar com o seu calendário anterior.

Conectar o Google Agenda ou o Outlook

No menu de opções do topo, Conectar Google Agenda ou Conectar Outlook leva você ao Google ou à Microsoft para dar permissão. Só pedimos para ver o seu calendário: o seu e-mail não entra no Trama.

Ao voltar, os eventos do seu calendário principal aparecem no Calendário, no dia e na hora deles, com o ícone de calendário. São a sua agenda, não tarefas: não avisam você por WhatsApp nem por e-mail (o Google ou o Outlook já faz isso), não aparecem no Meu dia nem no seu resumo da manhã, e não vencem. Aparecem igual a lá e são editados lá: no painel de cada evento, Abrir no Google (ou no Outlook) leva você ao evento. Lemos de novo cada vez que você abre o Calendário, e também a cada hora.

Se você apagar ou mudar um evento no Google ou no Outlook, no Trama acontece o mesmo.

As reuniões do dia também aparecem no Meu dia, em Agenda de hoje, e no resumo da manhã por e-mail.

Cada pessoa conecta o próprio calendário, e os eventos dela só ela vê, exceto os que ficam vinculados a uma venda. Para cortar a conexão, use Desconectar Google (ou Outlook) no mesmo menu e confirme com Desconectar: os eventos saem do Calendário. Se aparecer A conexão caiu, toque em Reconectar e dê permissão de novo.