Oportunidades

Oportunidades é o quadro. Cinco colunas que acompanham uma venda desde que o agente qualifica uma consulta até que ela fecha, para um lado ou para o outro.

Uma venda perdida às vezes volta. Se o cliente retomar, arraste o cartão de Perdido para a etapa em que ele está agora: o motivo é pedido e fica no histórico, e a oportunidade mantém todo o rastro em vez de recomeçar num cartão novo. Ganho não reabre: uma venda fechada que cai é uma consulta nova.

Cada cartão mostra a temperatura, o canal de entrada, há quanto tempo está parada, o vendedor atribuído e a primeira linha do que o cliente pediu. É de propósito: você tem que conseguir decidir o que abrir sem abrir nada.

Os filtros

• Do catálogo / Sob medida — se a oportunidade foi montada a partir de um item do catálogo ou do zero. É um filtro e nada mais: não muda como a oportunidade se comporta. Serve para uma pergunta pontual — quanto o catálogo está rendendo.
• Atividade e Vendedor — os cortes de sempre. O filtro por vendedor só é visto pelo Dono e pelo Administrador.
• Temperatura, Linha de venda e Só as minhas — para ficar com o que cabe a você olhar agora.

Se faltar uma consulta que não entrou pelo agente, você a cadastra com Nova oportunidade. Em Canal de origem você escolhe por onde ela chegou: além dos canais digitais, Presencial se a pessoa foi até a agência e Indicação se outro cliente ou um conhecido a indicou.

Quando você ganha uma venda

Ao mover um cartão para Ganho, a Trama pede duas coisas:

A ficha é o que operações precisa para lançar a venda no sistema do seu negócio. Fica no cartão, no bloco Venda, e na seção Vendas fechadas, onde é acompanhada por etapa —Recém-fechada, Falta documentação, Lançada, Vouchers enviados, Entregue— e copiada inteira com Copiar ficha. Vendas fechadas é vista pelo Dono, pelos Administradores e por quem tiver a função de Operações, que além disso recebe um aviso a cada venda fechada.

Cada venda tem o seu Nº da venda, sequencial dentro do seu negócio, e a ficha mostra também o Nº do cliente do titular. Os dois vão no que Copiar ficha copia e no aviso para operações: são os números que você passa para a operadora.

As vendas ganhas antes de a ficha existir a montam com Montar a ficha, pelo cartão.

Passageiros

Em Resumo, o bloco Passageiros reúne quem viaja enquanto você cota: nome, sobrenome, documento, data de nascimento, nacionalidade, e-mail e telefone. Só o nome é obrigatório, e um deles é marcado como titular da reserva. As mudanças são salvas com a barra de alterações não salvas.

• Se um passageiro já é cliente da sua agência, a Trama o vincula à ficha dele pelo telefone ou pelo e-mail, sem criar outra. Se a ficha que coincide tem outro nome (a mãe que deixa o e-mail dela para o filho), não vincula.
• Adicionar o cliente cadastra com um toque quem escreveu, com os dados da ficha dele.

Ao ganhar a venda, os passageiros são copiados para a ficha de venda e são completados ali: o bloco Passageiros da ficha é o que operações trabalha, e o que mudar ali já não mexe na oportunidade. A quantidade de passageiros da venda sai da lista. Adultos, crianças e bebês saem das idades no dia da viagem, quando todos têm data de nascimento. O titular da venda é o passageiro marcado como titular.

O documento e a data de nascimento são dados pessoais: quem pode ver a oportunidade os vê, e eles não viajam no aviso de venda fechada. Copiar ficha os inclui, para cadastrá-los no seu sistema. Também entram no backup de dados, na aba Passageiros.

Em Vendas fechadas você filtra por etapa, período e vendedor, e no pé da tabela vê o total do que filtrou. É um total por moeda: o que fechou em dólares e o que fechou em reais ou pesos somam separados, nunca juntos nem convertidos. As vendas fechadas sem valor aparecem numa linha própria, Sem valor. Baixar Excel leva essas mesmas vendas para um Excel com duas abas: Vendas, uma linha por venda com titular, vendedor, destino, datas de ida e volta, serviços, operadoras, códigos da reserva, valor, moeda e etapa, e Serviços da venda, uma linha por serviço. O custo dos serviços não vai no arquivo.

O backup de Configurações → Geral → Exportar dados também traz essas duas abas, com todas as vendas.

Quando você perde uma venda

Ao mover um cartão para Perdido, a Trama pede o motivo. A lista traz os que mais se repetem nas agências: sem resposta, preço, comprou com a concorrência, mudou de planos, não qualificado, sem disponibilidade ou sem saída, não vendemos esse destino ou serviço, a data da viagem já passou, consulta duplicada e descartada pelo vendedor. Se nenhum servir, Outro pede que você escreva o motivo.

A lista é da sua agência. Em Configurações → Oportunidades, o dono ou um administrador pode renomear um motivo, ocultar os que vocês não usam e adicionar os próprios. O mesmo vale para os resultados do contato escolhidos ao registrar um acompanhamento: renomear um não muda a data do próximo contato que ele sugere. Um cartão que já tinha um motivo o mantém mesmo que você o oculte depois.

Para ver por que as vendas se perdem, pergunte à Tramy: «por que perdemos este mês?» traz as perdidas por motivo, e por vendedor se você pedir.

Pausar uma oportunidade

Para o cliente que te disse «volte a me escrever em outubro». Com Pausar, a oportunidade sai do quadro e a Trama para de te lembrar dela: não entra no resumo diário, não gera acompanhamentos e não vai dormir. Mantém a etapa e todo o histórico.

• Com data, volta sozinha ao quadro nesse dia e a gente te lembra.
• Sem data, fica pausada até você retomar.
• Nos dois casos, se o cliente escrever antes, volta sozinha.

Uma oportunidade pausada continua contando como carga sua na distribuição de consultas novas.

A temperatura não é uma opinião

O rótulo Quente / Morno / Frio não é a impressão do agente sobre o quanto a pessoa parecia empolgada. Sai de uma pontuação de 0 a 100 que mede quão completos estão os dados: destino, datas, quantidade de passageiros, noites, cidade de origem e se há algum sinal de orçamento.

Duas consequências, ambas úteis:

• A precisão vale em dobro. Um destino concreto pontua mais que um vago; datas exatas pontuam mais que "no verão". A mesma conversa com respostas mais afiadas pontua mais alto.
• O sistema sabe exatamente o que falta. Por isso uma consulta em Fora do funil diz "faltam datas ao menos aproximadas · tem quantidade de passageiros" em vez de só "não qualificada". É a mesma medição lida ao contrário, e é o que o agente usa para pedir a uma ou duas coisas que mudariam o quadro.

Dentro de um cartão

No topo do painel fica o nome do cliente, o mesmo que dá título ao cartão no quadro. Embaixo, menor, do que se trata a oportunidade e, se houver, o telefone ou o usuário de onde ele escreveu. Se o cliente ainda não tem nome, o painel leva o título da oportunidade.

Quatro abas: Resumo, Cliente, Conversa e Histórico. Em Resumo você vai viver:

• Quem está trabalhando — o vendedor que responde a este cliente.
• Ritmo da conversa — quando escreveu pela última vez, quantas mensagens mandou, em quanto tempo costuma responder, há quanto está nesta etapa. É o bloco que diz se vale a pena insistir.
• Entendimento do viajante — ocasião, interesses e por que viaja. O que o agente inferiu, além dos dados duros.
• O que sabemos — o resumo que o agente monta com o que foi surgindo, em um parágrafo.
• Produtos do catálogo — o que o agente mostrou, ou o que o cliente marcou como interessante.
• Passageiros: quem viaja, com o documento e a data de nascimento. Veja Passageiros.

Mais os anexos, e a cotação se houver.

O Valor segue a cotação que manda. Se alguém digita à mão, o painel diz quem definiu e quando, e a cotação deixa de sobrescrever. Voltar para a cotação solta esse número: o valor volta a sair da cotação na hora.

Histórico

Tudo o que aconteceu com esta oportunidade, quem fez e quando. Não só mudanças de estado: as edições de campos trazem um expansor O que mudou com o antes e o depois.

Vale ler quando algo não fecha. Entradas como "A Trama passou para a equipe de vendas — a partir daqui quem segue é uma pessoa, não o agente" ou "Entrou no pipeline — o cliente respondeu 4 vezes: há interesse real" explicam decisões que de outro modo parecem vir do nada.

Fora do funil

A segunda visualização do quadro. As oportunidades que saíram de cena —sem qualificar, sem resposta, pausadas, arquivadas ou reportadas— e cada grupo se comporta de um jeito. Está explicado em Ciclo de vida.