Migrar de outro CRM

Se você vem de outro CRM, não precisa cadastrar sua carteira à mão. Exporte como CSV ou Excel e envie em Clientes › Importar. A Trama lê o arquivo, reconhece as colunas e mostra o que vai acontecer antes de salvar qualquer coisa.

1. Exporte o arquivo

• Kommo: exporte os leads ou os contatos pela lista, em Excel ou CSV. O Kommo divide as exportações grandes em arquivos de 500 registros: importe um de cada vez.
• HubSpot, Pipedrive ou uma planilha: um CSV ou um Excel com uma linha por cliente ou oportunidade e os nomes das colunas na primeira linha.

Cada arquivo aceita até 10.000 linhas e 10 MB.

2. Confira as colunas

A Trama propõe que dado é cada coluna pelo nome, em espanhol, inglês ou português, e reconhece os nomes que o Kommo, o HubSpot e o Pipedrive usam. Corrija o que precisar: o que ficar em Não importar não é carregado.

Dá para importar o nome (completo, ou nome e sobrenome), o telefone, o e-mail, a cidade, o país, as etiquetas, as notas, o vendedor e a data de criação. Se você também criar oportunidades, a etapa, o motivo da perda, o valor, a moeda, o destino e o título.

É preciso pelo menos uma coluna de telefone ou de e-mail: é o que identifica cada cliente.

3. Escolha se cria oportunidades

Com Criar uma oportunidade por linha ligado, cada linha entra também como uma oportunidade do quadro.

• A etapa do seu CRM vai para uma das cinco colunas: A atender, Em contato, Orçado, Ganho ou Perdido. A Trama sugere pelo nome («Proposta enviada» vai para Orçado, «Venda ganha» para Ganho) e você troca se não for o caso.
• Uma perdida leva o motivo. Se o arquivo traz um que bate com os seus motivos de perda, é usado esse; se não, fica em «Outro» com o texto do arquivo.
• O vendedor é procurado por e-mail ou por nome entre os membros da equipe. Se a linha não traz um, ou não o encontramos, a oportunidade vai para o vendedor que você escolher para isso.

4. Veja a prévia

Antes de importar você vê quantos clientes são novos, quantos já existiam e quantas linhas ficam de fora, cada uma com o motivo.

Um cliente que já existe é reconhecido pelo telefone e, se não, pelo e-mail, do mesmo jeito que quando ele escreve pelo WhatsApp. Não é duplicado: os dados vazios são completados e nada do que ele já tinha é sobrescrito. Se a mesma pessoa aparece em várias linhas (uma por consulta), vira um só cliente com as suas oportunidades.

Se o arquivo for grande, a importação continua sozinha mesmo que você saia da tela.

O que você importa não dispara nada

• Ninguém recebe mensagem. O que é importado não recebe o primeiro contato automático.
• A equipe não é avisada por cada linha, e os cards não aparecem nas pendências do Meu dia até alguém movê-los.
• Não consome oportunidades do seu plano: como as que são cadastradas à mão, não são cobradas.
• A data de criação é mantida se o arquivo a trouxer.

Uma oportunidade aberta que ninguém toca fica adormecida como qualquer outra, com o prazo de inatividade da sua organização contado a partir do dia da importação.

Desfazer uma importação

Em Importações anteriores você pode desfazer qualquer importação. Os clientes e as oportunidades que ela criou são apagados, e os clientes que já existiam perdem o que ela adicionou. O que teve atividade depois, como uma conversa, é mantido.