Calendario

Calendario, en el menú, muestra tus tareas de Pendientes sobre los días, junto con los check-in de las ventas cerradas. Lo ven todos los roles, también quien sólo hace operaciones. Son las mismas tareas: lo que cambiás en un lado cambia en el otro.

Mes y semana

Arriba elegís Mes o Semana. Mes muestra cada mes en su propia grilla, uno debajo del otro; Semana muestra las horas del día, y cada tarea ocupa el tiempo que dura. Hoy te lleva al día de hoy. En el celular el calendario es una lista de los días que tienen algo, con el mes arriba.

Tocás un día vacío (o una hora, en Semana) y se abre Nueva tarea en ese momento. Cada tarjeta dice su estado con un color:

• Vencida: una tarea pendiente cuyo día u hora ya pasó.
• Hecha: ya la marcaste.
• Sin urgencia: queda en gris y nunca se vence. Sirve para lo que tenés que hacer algún día de esa semana sin apuro.

Las tareas vencidas de antes del mes que estás mirando se juntan arriba, en Vencidas, con un link a Pendientes para verlas todas.

Tareas

Nueva tarea pide un título, el Día, y si querés, la hora de inicio y de fin. Sin hora, la tarea es de todo el día y te la recordamos a las 9:00. También podés marcarla Sin urgencia, repetirla cada día, semana o mes, y atarla a una oportunidad o a una venta.

Tocás una tarea y se abre su panel. Ahí la editás, la marcás como hecha, la desestimás o la posponés: para dentro de una hora, mañana, el lunes o Mover a otro día…. Las repeticiones futuras de una tarea que se repite se ven en el calendario, pero se cambian desde la serie: Abrir la serie.

La oportunidad de la tarea va primera en el panel: Ver la oportunidad te lleva a ella, y ahí mismo la cambiás o la quitás.

Desde una oportunidad, Agendar crea una tarea atada a ella con día y hora.

Check-in

Cada venta cerrada suma dos check-in solos: Check-in ida y Check-in vuelta. No hace falta cargarlos.

• Si la venta tiene el vuelo cargado (número, aerolínea y salida, en el servicio de transporte de la ficha), el check-in cae el día y la hora en que abre: 48 horas antes para LATAM y JetSMART, 24 horas antes para las demás.
• Sin vuelo, cae el día antes de la salida (ida) y el día antes de la vuelta, sin hora, con el aviso Sin datos del vuelo.

Si cambiás una fecha o el vuelo en la ficha, el check-in se mueve con ellos. Cuando la venta pasa a Viajado, sus check-in dejan de aparecer. Si subís la tarjeta de embarque de un tramo a la venta, ese check-in queda hecho. Una venta que es sólo de asistencia al viajero no tiene check-in.

El panel del check-in trae el titular, quiénes viajan, el destino, el vuelo y Qué falta: los documentos de los pasajeros, el ticket aéreo o los vouchers que la ficha todavía no tiene. Abrir venta te lleva a la ficha. Dueños, administradores y operaciones lo marcan como hecho, lo desestiman o lo mueven a otro día (un vendedor ve los check-in de sus ventas, sin tocarlos); Volver al día calculado lo devuelve a su lugar.

Filtros

• Mostrar: Todo o Ventas, que deja sólo los check-in y las tareas atadas a una venta. Aparece si tu agencia trabaja con ventas cerradas.
• Vendedor: Sólo lo mío (el que viene elegido), Todo el equipo o una persona. Con Todo el equipo, dueños y administradores ven las tareas del equipo atadas a una oportunidad, y operaciones, las atadas a una venta. Los check-in se ven igual con Sólo lo mío. Los recordatorios sueltos de cada persona son sólo suyos.
• Estado: Pendientes, Vencidas, Hechas o Sin urgencia.
• Viajan: muestra lo de las ventas que viajan Esta semana, Este mes, El mes que viene o en las fechas que elijas. Con este filtro, las tareas sin venta no se muestran.

Con Mostrar → Ventas quedan los check-in y las tareas de dueños, administradores y operaciones atadas a una venta: es la vista de operaciones. Las tareas de los vendedores se ven con el filtro Vendedor.

Vincular una tarea a una venta

Una tarea sin venta lleva el badge Sin venta. En su panel, Vincular a una venta sugiere las ventas cuyo titular comparte apellido con el título de la tarea, y también te deja buscar por titular o número. Desvincular la suelta.

Importar otro calendario

Importar calendario, en el menú de opciones de arriba, trae lo que tenías en otro calendario, como Bitrix o Google. Hay dos formas:

• Con un archivo: exportá el calendario como archivo .ics (hasta 5 MB) y elegilo. Se importa una vez.
• Con un link: pegá el link iCal privado del calendario. Lo leemos cada hora: lo nuevo entra, lo que cambió se actualiza y lo que borraste allá se borra acá si todavía estaba pendiente y no lo tocaste en Trama. Dejar de sincronizar lo corta.

Cada evento entra como una tarea tuya en su día, con el badge Importado y con la ubicación y la descripción del evento como nota (ahí suele estar el código de reserva). Los eventos que se repiten entran como una tarea por día. Si el apellido del titular de una sola venta abierta aparece en el evento, la tarea queda atada a esa venta; si no, entra Sin venta y la vinculás a mano. No se traen los eventos de hace más de 30 días, y un mismo evento nunca entra dos veces: reimportar sólo completa la nota de las tareas que habían entrado sin nota. Al terminar te mostramos cuántas tareas entraron, cuántas quedaron sin venta y cuántas hay por mes, para que las compares con tu calendario anterior.

Conectar Google Calendar u Outlook

En el menú de opciones de arriba, Conectar Google Calendar o Conectar Outlook te lleva a Google o a Microsoft para que des permiso. Sólo pedimos ver tu calendario: tu correo no entra a Trama.

Al volver, los eventos de tu calendario principal aparecen en el Calendario, en su día y su hora, con el ícono de calendario. Son tu agenda, no tareas: no te avisan por WhatsApp ni por mail (de eso ya se encarga Google u Outlook), no aparecen en Mi día ni en tu resumen de la mañana, y no se vencen. Se ven igual que allá y se editan allá: desde el panel de cada evento, Abrir en Google (o en Outlook) te lleva al evento. Cada vez que abrís el Calendario los volvemos a leer, y además cada hora.

Si borrás o movés un evento en Google u Outlook, en Trama pasa lo mismo.

Las reuniones del día también aparecen en Mi día, en Agenda de hoy, y en el resumen de la mañana por mail.

Cada persona conecta su propio calendario, y sus eventos los ve sólo esa persona, salvo los que quedan atados a una venta. Para cortar la conexión, Desconectar Google (o Outlook) en el mismo menú, y confirmá con Desconectar: sus eventos se van del Calendario. Si dice Se cortó la conexión, tocá Reconectar y volvé a dar permiso.