Migrar desde otro CRM

Si venís de otro CRM, no hace falta cargar tu cartera a mano. Exportala como CSV o Excel y subila en Clientes › Importar. Trama lee el archivo, reconoce las columnas y te muestra qué va a pasar antes de guardar nada.

1. Exportá el archivo

• Kommo: exportá los leads o los contactos desde la lista, en Excel o CSV. Kommo parte las exportaciones grandes en archivos de 500 registros: importalos de a uno.
• HubSpot, Pipedrive o una planilla: un CSV o un Excel con una fila por cliente u oportunidad y la primera fila con los nombres de las columnas.

Cada archivo entra con hasta 10.000 filas y 10 MB.

2. Revisá las columnas

Trama propone qué dato es cada columna por su nombre, en castellano, inglés o portugués, y reconoce los nombres que usan Kommo, HubSpot y Pipedrive. Corregí lo que haga falta: lo que quede en No importar no se carga.

Se pueden importar el nombre (completo, o nombre y apellido), el teléfono, el mail, la ciudad, el país, las etiquetas, las notas, el vendedor y la fecha de creación. Si además creás oportunidades, también la etapa, el motivo de pérdida, el monto, la moneda, el destino y el título.

Hace falta al menos una columna de teléfono o de mail: es lo que identifica a cada cliente.

3. Elegí si crear oportunidades

Con Crear una oportunidad por fila prendido, cada fila entra también como una oportunidad del tablero.

• La etapa de tu CRM va a una de las cinco columnas: Por atender, En contacto, Cotizado, Ganado o Perdido. Trama la sugiere por el nombre («Cotización enviada» va a Cotizado, «Venta cerrada» a Ganado) y la cambiás si no corresponde.
• Una perdida lleva su motivo. Si el archivo trae uno que coincide con tus motivos de pérdida, se usa ese; si no, queda en «Otro» con el texto del archivo.
• El vendedor se busca por mail o por nombre entre los miembros del equipo. Si la fila no trae uno, o no lo encontramos, la oportunidad va al vendedor que elijas para eso.

4. Mirá la vista previa

Antes de importar ves cuántos clientes son nuevos, cuántos ya existían y cuántas filas no entran, con el motivo de cada una.

Un cliente que ya existe se reconoce por el teléfono y, si no, por el mail, igual que cuando te escribe por WhatsApp. No se duplica: se completan los datos que tenía vacíos y no se pisa nada de lo que ya tenía. Si la misma persona aparece en varias filas (una por cada consulta), queda un solo cliente con sus oportunidades.

Si el archivo es grande, la importación sigue sola aunque salgas de la pantalla.

Lo importado no dispara nada

• No se le escribe a nadie. Lo importado no recibe el primer contacto automático.
• No se avisa al equipo por cada fila, y las tarjetas no aparecen en los pendientes de Mi día hasta que alguien las mueve.
• No consume oportunidades de tu plan: como las que se cargan a mano, no se cobran.
• Se respeta la fecha de creación si el archivo la trae.

Una oportunidad abierta que nadie toca se guarda como dormida igual que cualquier otra, con el plazo de inactividad de tu organización contado desde el día de la importación.

Deshacer una importación

En Importaciones anteriores podés deshacer cualquier importación. Se borran los clientes y las oportunidades que creó, y a los clientes que ya existían se les saca lo que les agregó. Lo que tuvo actividad después, como una conversación, se conserva.